Novas funcionalidades

Logística de evento: a viagem de quem vai ao seu evento, sem planilha

Hospedagem, voos, transporte, reembolso e o roteiro de cada palestrante, organizador e convidado, no painel do evento e com as pessoas que já estão nele.

Conheça a logística de evento

Veja na prática

A viagem de uma palestrante passa por cinco telas que conversam entre si

Ilustração da viagem de uma palestrante em cinco etapas: o voo de ida com localizador, o voucher da Uber do aeroporto ao hotel, o quarto bloqueado no hotel, o reembolso das refeições pago com o saldo do evento e o roteiro enviado por e-mail
O desafio

A viagem do palestrante está em planilhas, e-mails e no cartão de alguém da equipe

Cada etapa da viagem fica com uma pessoa e num lugar diferente. Quando algo muda, ninguém sabe qual versão vale.

Uma planilha para cada coisa

O hotel numa aba, os voos em outra, quem busca no aeroporto numa terceira. Nenhuma delas conhece a lista de inscritos do evento.

O dinheiro sai do bolso de alguém

A corrida vai no cartão da equipe, o jantar é adiantado pelo palestrante e os recibos chegam depois para conferir e reembolsar.

Ninguém sabe quem chega quando

O localizador está num e-mail da agência, e quem faz o transfer descobre o horário do voo no dia da chegada.

O palestrante pergunta para três pessoas

Hotel, voo e motorista chegam por canais diferentes, e a dúvida cai no WhatsApp de quem estiver disponível na hora.

A solução

Um menu Logística no painel do evento

Bloqueio de quarto, Voos, Transporte, Reembolso e Roteiros ficam no menu Logística do evento. Cada tela tem a própria lista de pessoas, montada com os inscritos, palestrantes, organizadores e convidados do evento, e o que uma registra as outras aproveitam.

QUERO CONHECER A SOLUÇÃO
As pessoas do próprio evento

Inscritos por categoria, palestrantes e organizadores entram nas listas sozinhos ou um a um. Convidados, por nome e e-mail.

Pago com o saldo do evento

Vouchers da Uber e reembolsos saem do dinheiro das inscrições que já está na Even3, com o valor no extrato. Sem cartão da equipe.

As telas conversam entre si

Os aeroportos de Voos e os hotéis do Bloqueio viram trajetos de voucher. Voos, quarto e vouchers entram sozinhos no roteiro.

A pessoa recebe por link

Voucher, página de reembolso e roteiro chegam por e-mail e abrem sem login, sempre na versão atual.

As funcionalidades

Cinco telas, uma viagem

Use só o que o seu evento precisa. Cada tela funciona sozinha e conhece as outras.

Bloqueio de quarto

Hotéis, quartos e a rooming list de cada hotel

Cadastre o hotel com os tipos de quarto e quantos a organização bloqueou, distribua as pessoas nos quartos e exporte a rooming list pronta para cada hotel.

  • Hotel com nome, endereço, telefone e observações da reserva
  • Quem divide o quarto, acompanhantes e necessidades especiais
  • Rooming list em CSV, uma por hotel e a completa para a equipe
Conheça o Bloqueio de quarto
Janela da pessoa no Bloqueio de quarto, com o tipo de quarto, as camas, o período, quem divide e as necessidades especiais
Voos

A ida e a volta de cada pessoa, com a lista pronta para o transfer

Busque os voos do dia entre a cidade da pessoa e os aeroportos do evento, registre a reserva com localizador, status e quem paga, e exporte as chegadas e partidas.

  • Voos diretos do dia na tela, ou voo informado à mão
  • Reserva compartilhada para quem viaja no mesmo localizador
  • Lista por voo com data, sentido, horário e assento
Conheça os Voos
Janela da pessoa em Voos, com o voo de ida, o voo de volta, o assento de cada um e a reserva com localizador, status e quem paga
Transporte

Vouchers da Uber pagos com o saldo do evento

Defina quanto cada pessoa pode gastar por corrida, gere o voucher com trajeto e validade e deixe o valor reservado no saldo do evento. Sem cartão da equipe nem recibo para reembolsar.

  • Política por pessoa: valor máximo por corrida e categoria do carro
  • Trajeto entre aeroporto, hotel e local do evento, com validade
  • Corrida mais barata ou voucher cancelado: a diferença volta ao saldo
Conheça o Transporte
Janela da pessoa em Transporte, com a política de transporte, os vouchers da Uber já gerados, o trajeto, a validade e o valor de cada um
Reembolso

Despesas analisadas pela política e pagas via Pix

Defina o que a organização reembolsa e o limite por dia, envie o link para a pessoa mandar as notas e a chave Pix, decida só as exceções e pague com o saldo do evento.

  • Página sem login para a pessoa enviar cada despesa com o comprovante
  • Cada despesa já chega aprovada ou limitada pela política
  • Valor pago no extrato do evento, com o nome de quem recebeu
Conheça o Reembolso
Análise de uma solicitação de reembolso, com as despesas agrupadas por dia, o comprovante e a decisão que a política já dá para cada uma
Roteiros de viagem

Tudo o que a pessoa precisa saber, num link que fica sempre atualizado

O roteiro nasce com os voos e o quarto da pessoa, você completa com transporte, refeições e atividades e publica. A pessoa recebe por e-mail um link que mostra sempre a versão atual.

  • Linha do tempo dia a dia, com sugestão dos trechos que faltam
  • Vouchers da Uber e reembolso aparecem no roteiro da pessoa
  • Mudou o voo? O link já mostra; você decide quando reenviar o e-mail
Conheça os Roteiros de viagem
Página do roteiro que o viajante abre pelo link, com ida, volta e hospedagem, o recado da organização, o dia a dia da viagem e o cartão do Uber pela organização
Como funciona

Da lista de pessoas ao roteiro no e-mail em 4 passos

Tudo no painel do evento, no menu Logística, com as pessoas que já estão inscritas, convidadas ou na equipe.

1
Monte a lista

Escolha quem viaja: inscritos por categoria, palestrantes, organizadores e convidados por nome e e-mail. Cada tela tem a sua lista.

2
Registre hospedagem e voos

Cadastre os hotéis com os quartos bloqueados, busque os voos do dia e guarde a reserva de cada pessoa com o localizador.

3
Defina transporte e reembolso

Crie as políticas, gere os vouchers da Uber e envie o link de reembolso. O saldo do evento paga, e o extrato registra.

4
Publique o roteiro

O roteiro nasce do que já está no evento. Complete com refeições e atividades, escreva o recado e envie o link por e-mail.

O saldo do evento paga, e o extrato mostra

Vouchers da Uber e reembolsos usam o dinheiro das inscrições que já está na Even3. Cada voucher reserva o valor máximo na hora; cada reembolso aprovado entra no extrato com o código e o nome de quem recebeu. Ninguém adianta dinheiro, e a conta fecha sem planilha.

Valor do voucher reservado no saldo; o que não for usado volta
Reembolso pago só até onde o saldo disponível cobre
Orçamento do transporte com teto e acompanhamento do que foi usado
Quem não precisa de transporte ou reembolso fica marcado e sai das pendências
Janela de novo voucher da Uber, com a pessoa, o trajeto do aeroporto ao hotel, a validade, o valor máximo e o valor que será reservado no saldo do evento
Benefícios

Por que organizar a logística pela Even3?

As pessoas, o dinheiro e a comunicação da viagem no mesmo lugar do evento

As mesmas pessoas

A lista de inscritos, palestrantes e organizadores do evento alimenta as cinco telas. Ninguém digita um nome de novo.

O mesmo saldo

Transporte e reembolso saem do saldo do evento e aparecem no extrato. Sem cartão, sem adiantamento, sem recibo para conferir.

A mesma fonte para a pessoa

Voucher, reembolso e roteiro chegam por link, sem login, e mostram sempre a versão atual do que a organização combinou.

Dúvidas

Perguntas frequentes

Tire suas dúvidas sobre a logística de evento na Even3

Não. Cada tela funciona sozinha e tem a própria lista de pessoas. Só o roteiro depende de Voos e de Bloqueio de quarto, porque nasce das reservas registradas neles. Os vouchers e o reembolso aparecem no roteiro quando a pessoa está nessas listas.
Inscritos do evento, de todas as categorias ou só das escolhidas, palestrantes e organizadores, automaticamente ou um a um. Também entram pessoas de fora do evento, cadastradas por nome e e-mail, e, no Bloqueio de quarto, os acompanhantes de quem já está na lista.
Não. A negociação com o hotel, a compra das passagens e o pagamento continuam entre a organização, a agência e o fornecedor. A Even3 busca os voos do dia, registra o que foi fechado e organiza quem fica em cada quarto e em cada voo.
Os vouchers da Uber e os reembolsos. O saldo é o dinheiro das inscrições que já está na Even3: cada voucher reserva o valor máximo na hora, e cada reembolso aprovado entra no extrato ao ser pago. A organização não cadastra cartão nem adianta dinheiro.
Sim, por e-mail e por link, sem login. O voucher chega com o link para abrir no app da Uber, a página de reembolso recebe as despesas e a chave Pix, e o roteiro reúne voo, hospedagem, transporte e reembolso num link que mostra sempre a versão atual.
Para qualquer evento que traz palestrantes, equipe ou convidados de fora: congressos, feiras, convenções e treinamentos, presenciais ou híbridos. A busca de voos usa os voos regulares das companhias, e os vouchers valem onde a Uber opera.
O Bloqueio de quarto, os Voos e os Roteiros já podem ser conhecidos por completo. Em Transporte, a emissão automática do voucher na Uber está em integração; em Reembolso, a transferência Pix automática. Entre em contato com o time da Even3 e preparamos um ambiente de demonstração com os dados do seu evento.

Tire a viagem dos convidados da planilha

Hospedagem, voos, transporte, reembolso e roteiro no painel do evento, com as pessoas que já estão nele e o saldo que já está na Even3.

QUERO CONHECER A LOGÍSTICA DE EVENTO

Dúvidas? Fale com a Even3.