Nova funcionalidade

Reembolso: as despesas de quem vai ao seu evento, sem planilha

Defina o que a organização reembolsa e o limite por dia, envie um link para a pessoa mandar as notas e a chave Pix, analise cada despesa e pague com o saldo do evento.

Conheça o reembolso do evento

Veja na prática

Quem pediu, quanto gastou, quanto entra no reembolso e em que ponto cada pedido está, numa lista só

Tela Reembolso com a aba Solicitações: resumo com solicitações em análise, aprovado a pagar, reembolsado e saldo do evento, busca, filtro por status e tabela com pessoa, despesas, valor gasto, reembolso e status
O desafio

O reembolso do palestrante vira e-mail com anexo, planilha e transferência manual

Almoço, jantar, corrida do aeroporto: cada despesa chega por um canal, sem regra combinada, e o financeiro fecha a conta semanas depois do evento.

Nota perdida no e-mail

Fotos de recibo no WhatsApp, PDF no e-mail, uma nota que nunca chega. Alguém da equipe junta tudo à mão para conferir.

Regra que ninguém combinou

Quanto vale o jantar? Vale a corrida até o restaurante? Sem limite escrito, cada pedido vira uma negociação depois do evento.

Conta feita na planilha

Somar por dia, cortar o que passou do teto, descontar o que foi recusado: a planilha de cada palestrante é refeita a cada ajuste.

Pagamento fora do evento

A transferência sai da conta de alguém e o valor não aparece no extrato do evento. A prestação de contas fica incompleta.

A solução

Reembolso de despesas pago com o saldo do evento

Reembolso fica no menu Logística do evento. Você define a política, envia o link para cada pessoa, recebe as despesas com os comprovantes e a chave Pix, analisa o que foge da regra e paga pelo saldo do evento, com o valor no extrato.

QUERO CONHECER A SOLUÇÃO
Política de reembolso

Almoço até um valor, duas corridas por dia, jantar só com nota fiscal e um limite por dia somando tudo. Uma política padrão e outras por pessoa.

Link para a pessoa

A pessoa abre o link sem login, vê as regras, adiciona as despesas com nota ou recibo e informa a chave Pix. O valor pelos limites aparece na hora.

Análise despesa por despesa

Cada despesa já chega decidida pelos limites. Você aprova outro valor, pede ajuste do comprovante ou recusa com motivo, e a pessoa recebe a resposta.

Pago com o saldo do evento

O valor aprovado sai do saldo disponível e entra no extrato com o código do reembolso e o nome de quem recebeu.

Como funciona

Da política ao Pix em 4 passos

Tudo no painel do evento, com as pessoas que já estão inscritas, convidadas ou na equipe.

1
Defina a política

A política padrão vem pronta com almoço, jantar e transporte. Ajuste os valores, a quantidade por dia e o limite diário, ou crie outras políticas.

2
Envie o link

Escolha o palestrante, alguém da organização ou um nome e e-mail. A pessoa entra na lista com a política dela e recebe o link por e-mail.

3
A pessoa envia as despesas

Dia, valor, descrição e a nota fiscal ou o recibo de cada despesa, mais CPF e chave Pix. Ela vê quanto entra no reembolso antes de enviar.

4
Analise e pague

Confira as exceções, aprove o total e pague via Pix com o saldo do evento. O valor entra no extrato e a pessoa é avisada.

A análise já vem feita pela política; você decide só as exceções

Abra a solicitação e veja as despesas agrupadas por dia, cada uma com o comprovante e a decisão que a política já dá: aprovada no valor que cabe, limitada ao teto do item ou fora da quantidade por dia. O total do dia respeita o limite diário. Você mexe no que precisa e conclui.

Aprovar outro valor, pedir ajuste do comprovante ou recusar a despesa, com o motivo que a pessoa recebe por e-mail
Pedido de ajuste trava o que já foi aprovado e devolve só as despesas marcadas para a pessoa corrigir
Recusar o reembolso inteiro com um motivo, quando as despesas não são do evento
Gasto informado e reembolso calculado lado a lado, antes de aprovar
Janela Analisar reembolso com quem pediu, a chave Pix, as despesas de um dia já decididas pelos limites da política, uma com ajuste pedido, o total do reembolso e os botões de recusar e aprovar

Diferencial

A pessoa vê a regra antes de gastar e o valor antes de enviar

O link mostra o que a organização reembolsa, os limites e o prazo. Cada despesa adicionada já aparece com o valor que entra pelos limites, e a solicitação só vai com os comprovantes exigidos e a chave Pix no nome de quem pede.

Comprovante em cada despesa.
Nota fiscal ou recibo em PDF ou foto, guardado junto da despesa. Sem anexo, a despesa que exige comprovante não é enviada.
Só os dias do evento.
A pessoa escolhe o dia entre os do evento, mais os dias de viagem antes e depois que você liberar, até o prazo que você definiu.
Pix no nome de quem pede.
CPF conferido, chave Pix validada pelo tipo e a declaração de que as despesas são da pessoa e foram feitas para o evento.
Página pública do reembolso que a pessoa abre pelo link: o que a organização reembolsa e os limites, as despesas adicionadas com nota fiscal ou recibo, os dados para receber o Pix e o botão de enviar a solicitação
Benefícios

Por que reembolsar pela Even3?

Menos conferência para o financeiro, uma regra clara para quem pede e a conta fechada no próprio evento

Regra combinada antes

A pessoa sabe o que vale e quanto antes de gastar. O que passa do limite não vira discussão: nem entra na conta.

Análise em minutos

Despesas por dia, comprovante a um clique e a decisão já sugerida. O financeiro olha as exceções, não a pilha inteira.

Conta fechada no extrato

Cada reembolso pago é uma linha no extrato do evento, com código e nome. A prestação de contas sai pronta.

Dúvidas

Perguntas frequentes

Tire suas dúvidas sobre o reembolso de despesas do evento

Pelo link que a organização envia por e-mail, sem login. Na página, ela vê o que a organização reembolsa e os limites, adiciona cada despesa com o dia, o valor e a nota fiscal ou o recibo, informa o CPF e a chave Pix e envia a solicitação para análise.
Os itens que reembolsa, como almoço, jantar e transporte, o valor máximo de cada um, quantas vezes por dia o item vale, se exige comprovante e um limite por dia somando todos os itens. A política padrão vale para todos; outras políticas podem ser criadas e escolhidas por pessoa.
Cada despesa já abre decidida pelos limites da política: aprovada no valor que cabe, ou recusada quando passa da quantidade por dia. A organização só mexe nas exceções, aprovando outro valor, pedindo ajuste do comprovante ou recusando com motivo, e a pessoa recebe o resultado por e-mail.
Do saldo do evento, o dinheiro das inscrições que já está na Even3. Ao pagar, o valor aprovado entra no extrato do evento com o código do reembolso e o nome da pessoa, e a tela só deixa pagar o que o saldo disponível cobre.
Para palestrantes e organizadores do evento, inscritos de todas as categorias ou só das escolhidas, e para pessoas de fora, cadastradas por nome e e-mail. Quem não precisa de reembolso fica marcado na lista e não aparece como pendência.
Até o prazo que a organização define em dias depois do fim do evento, entre 1 e 90. As despesas aceitas são as dos dias do evento, mais os dias de viagem antes e depois configurados pela organização.
A lista de pessoas, as políticas, a página da pessoa e a análise já podem ser conhecidas; o pagamento registra o valor no extrato do evento e a transferência Pix automática está em integração. Entre em contato com o time da Even3 e preparamos um ambiente de demonstração com os dados do seu evento.

Tire o reembolso dos convidados da planilha

Política clara, link para a pessoa, análise em minutos e pagamento com o saldo do evento, para quem traz palestrantes, equipe e convidados.

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Dúvidas? Fale com a Even3.