Nova funcionalidade

Bloqueio de quarto: a hospedagem dos convidados sem planilha

Cadastre os hotéis com os quartos que a organização bloqueou, distribua as pessoas e envie a rooming list pronta para cada hotel.

Conheça o bloqueio de quarto

Veja na prática

Quem vai ao evento, em qual hotel e em qual quarto, numa lista só

Tela Bloqueio de quarto com a aba Pessoas: filtro, exportação da rooming list e tabela com hóspede, tipo, quarto, check-in, check-out e observações
O desafio

A hospedagem dos convidados vive em planilha, e-mail e WhatsApp

Palestrantes, equipe e convidados precisam de quarto. O hotel pede a rooming list, e a lista muda até a véspera.

Planilha que ninguém confia

Cada pessoa da equipe tem uma versão. Quem entrou no quarto 12 e quem saiu dele ninguém sabe ao certo.

Quartos pagos e vazios

O bloqueio foi fechado com o hotel, mas sem controle de ocupação sobram quartos vazios e faltam vagas no fim.

Acompanhantes e necessidades soltas

Cônjuge, criança, quarto acessível, cama de casal: os pedidos chegam por mensagem e se perdem no caminho.

Rooming list refeita toda vez

O hotel pede a lista no formato dele; a cada mudança, alguém monta o arquivo de novo e envia.

A solução

Hotéis, quartos e pessoas no painel do evento

O Bloqueio de quarto fica no menu Logística do evento. Você cadastra o hotel com os tipos de quarto e quantos bloqueou, a Even3 cria os quartos e você distribui as pessoas do evento neles.

QUERO CONHECER A SOLUÇÃO
Hotel com os dados da reserva

Nome, endereço, telefone e uma observação, como o café da manhã incluso ou o contato de quem fez a reserva.

Tipos de quarto e quantidade

Duplo, triplo, chalé: informe quantas pessoas cabem, as camas e quantos quartos de cada. Os quartos nascem numerados.

Pessoas do próprio evento

Inscritos por categoria, palestrantes e organizadores entram na lista sozinhos ou um a um, com acompanhantes e convidados.

Rooming list por hotel

Um arquivo por hotel, só com o que o hotel usa, e a lista completa com e-mail e categoria para a equipe.

Como funciona

Do bloqueio no hotel à rooming list em 4 passos

Tudo no painel do evento, com as pessoas que já estão inscritas, convidadas ou na equipe.

1
Cadastre o hotel

Informe nome, endereço e telefone do hotel e registre o que foi fechado: tipos de quarto, pessoas por quarto, camas e quantidade.

2
Defina quem entra na lista

Todos os inscritos ou só algumas categorias, palestrantes, organizadores, ou pessoas específicas escolhidas pela equipe.

3
Distribua nos quartos

Escolha o tipo de quarto de cada pessoa, com quem ela divide, as datas e as necessidades especiais. A capacidade é respeitada.

4
Exporte a rooming list

Baixe o arquivo de cada hotel, no formato que o hotel usa, e a lista completa para o controle interno.

Cada pessoa no seu quarto, com quem divide e o que precisa

Abra a pessoa na lista e resolva tudo ali: o tipo de quarto, as camas, o período, quem fica junto e as necessidades especiais. Quem ainda não tem quarto aparece como pendência; quem não precisa fica marcado, sem alarde.

Escolhe o tipo de quarto; a Even3 coloca a pessoa num quarto livre daquele tipo
Coloca no mesmo quarto outra pessoa da lista, do evento ou cadastrada por nome e e-mail
Adiciona acompanhantes, adulto ou criança com a idade, que ficam vinculados ao titular
Registra necessidades especiais, como quarto acessível ou cama de casal, que vão para a rooming list
Janela da pessoa no bloqueio de quarto com o tipo de quarto, as camas, o check-in e o check-out e a lista de quem divide o quarto

Diferencial

O cadastro do hotel é o próprio bloqueio

Você informa o que fechou com o hotel, e os quartos existem a partir daí. Mudou a quantidade, a Even3 cria ou tira quartos para bater com o combinado.

Quantidade por tipo.
Doze duplos e quatro triplos viram dezesseis quartos numerados, com o período do evento como check-in e check-out padrão.
Ninguém fica sem quarto por engano.
Reduzir a quantidade só tira quartos vazios; diminuir a capacidade ou remover um tipo com gente dentro é bloqueado até as pessoas saírem.
Ocupação à vista.
A aba Hotéis mostra quantos quartos estão vazios, quantos ainda têm vaga e quantas pessoas cabem em cada hotel.
Janela de cadastro do hotel com nome, endereço, telefone e a lista de tipos de quarto com pessoas por quarto, quantidade e camas
Benefícios

Por que usar o bloqueio de quarto da Even3?

Menos retrabalho para a equipe e uma lista em que o hotel e a organização confiam

Lista sempre atual

Inscreveu alguém da categoria escolhida, ele já entra na lista. Mudou o quarto, a rooming list exportada reflete na hora.

Bloqueio bem aproveitado

Veja quartos vazios e vagas sobrando antes de pagar por eles, e preencha com quem ainda está sem quarto.

Dados no lugar certo

O hotel recebe só o que precisa: nome, quem divide, camas, datas e necessidades. E-mail e categoria ficam na lista interna.

Dúvidas

Perguntas frequentes

Tire suas dúvidas sobre o bloqueio de quarto

Não. A negociação, a reserva e o pagamento continuam entre a organização e o hotel. O bloqueio de quarto registra o que foi fechado e organiza quem fica em cada quarto.
Não. Quem distribui as pessoas nos quartos é a organização. A venda de hospedagem ao participante é outra funcionalidade, em desenvolvimento, que vai reaproveitar os mesmos hotéis e quartos.
Inscritos do evento, de todas as categorias ou só das escolhidas, palestrantes e organizadores, automaticamente ou um a um. Também entram pessoas de fora do evento, cadastradas por nome e e-mail, e os acompanhantes de quem já está na lista.
Em CSV, que abre no Excel. O arquivo do hotel traz hóspede, com quem divide, tipo de quarto, camas, check-in, check-out, noites, adulto ou criança, idade e necessidades especiais. A lista completa acrescenta e-mail, hotel, tipo da pessoa e categoria de inscrição.
Sim. Cadastre quantos hotéis precisar, cada um com seus tipos de quarto. Os quartos nascem com as datas do evento, e você ajusta o check-in e o check-out de cada um, por exemplo para um palestrante que chega na véspera.
Hoje a lista é da organização. A opção de mostrar hotel, tipo de quarto e quem divide para a pessoa já existe na configuração e passa a valer quando o roteiro do participante e o e-mail de hospedagem forem lançados.
Sim. Entre em contato com o time da Even3 e preparamos um ambiente de demonstração para você conhecer o bloqueio de quarto com os dados do seu evento.

Tire a hospedagem dos convidados da planilha

Bloqueio de quarto para eventos que hospedam palestrantes, equipe e convidados.

QUERO CONHECER O BLOQUEIO DE QUARTO

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