Nova funcionalidade

Roteiros de viagem: tudo o que o palestrante precisa saber, num link só

Monte o roteiro com os voos e a hospedagem que já estão no evento, adicione transporte, refeições e atividades e envie por e-mail um link que fica sempre atualizado.

Conheça os roteiros de viagem

Veja na prática

Quem viaja, com que voo, em que hotel, se tem Uber e reembolso e se o roteiro já foi enviado, numa lista só

Tela Roteiros do painel do evento: busca, filtro por situação, botão Criar roteiro e tabela com viajante, voo de ida e volta, hospedagem, transporte, reembolso, status e ações
O desafio

O roteiro do palestrante vive em três e-mails, um PDF e uma conversa de WhatsApp

O voo está num e-mail, o hotel em outro, o motorista no WhatsApp. Quando algo muda, o documento que foi enviado já está errado.

Informação espalhada

A passagem chega da agência, a reserva do hotel vem por outro canal e o contato de quem busca no aeroporto fica numa mensagem. A pessoa procura em três lugares.

O PDF que envelhece

O roteiro em PDF é montado à mão e enviado uma vez. No primeiro voo remarcado, a versão que o palestrante tem no celular já não vale.

Retrabalho a cada mudança

Mudou o horário do jantar? Alguém refaz o documento, reenvia para cada pessoa e torce para que todos abram a versão nova.

O trecho que ninguém combinou

O voo pousa às 14h e o check-in é às 15h, mas ninguém definiu como a pessoa vai do aeroporto ao hotel. O problema aparece no desembarque.

A solução

O roteiro de viagem montado a partir do que já está no evento

Roteiros fica no menu Logística do evento. Você escolhe a pessoa, o roteiro nasce com os voos e a hospedagem dela, você completa com transporte, refeições e atividades, escreve um recado e publica. A pessoa recebe por e-mail um link que mostra sempre a versão atual.

QUERO CONHECER A SOLUÇÃO
Nasce das reservas

As reservas de voo e o quarto bloqueado em nome da pessoa entram sozinhos. Nada é cadastrado de novo: o roteiro só associa o que as telas de Voos e Bloqueio de quarto já têm.

Linha do tempo dia a dia

Partida, chegada, check-in depois do pouso, check-out antes do voo de volta. Cada dia na ordem certa, com os dias do evento destacados.

Itens da organização

Transporte, refeição, atividade no evento, passeio ou outro item, com data, horário, local e uma observação para o viajante, como o telefone do motorista.

Link sempre atualizado

Publicar envia o e-mail com o resumo da viagem e o link. O que mudar depois aparece no link na hora; você reenvia o e-mail quando quiser.

Como funciona

Da escolha da pessoa ao link no e-mail em 4 passos

Tudo no painel do evento, com as pessoas que já estão inscritas, convidadas ou na equipe.

1
Escolha a pessoa

Palestrante, alguém do time, inscrito ou um nome e e-mail. Antes de criar, você já vê os voos e a hospedagem que o roteiro vai trazer.

2
Complete o roteiro

Associe outras reservas, adicione o transporte, as refeições e as atividades, e aceite as sugestões do editor para os trechos que faltam.

3
Escreva o recado e publique

Um recado no topo do roteiro, como o contato de quem acompanha a viagem, e o e-mail com a sua mensagem, o resumo da viagem e o botão para abrir o link.

4
Mude e reenvie

Voo remarcado ou jantar em outro horário: o link já mostra a mudança. A lista marca "alterações não enviadas" até você reenviar o e-mail.

O editor monta a linha do tempo e avisa o que ainda falta

Os voos e a hospedagem associados viram uma linha do tempo dia a dia. Entre o pouso e o check-in, e entre o check-out e o voo de volta, o editor sugere o transporte que falta, já com o aeroporto e o hotel preenchidos. Você adiciona o motorista com um clique.

Reservas de voo e quartos em nome da pessoa aparecem como sugestão para associar, mesmo quando foram cadastrados depois do roteiro
Quarto bloqueado por mais dias que a viagem? O roteiro usa as datas da pessoa, conforme os voos, e avisa a organização
Vouchers da Uber enviados em Transporte entram sozinhos no dia certo, com o link para abrir no app
Pré-visualização do que a pessoa vai receber antes de publicar
Editor do roteiro de viagem: linha do tempo com o voo de ida, a sugestão de transporte do aeroporto ao hotel com o botão Adicionar transporte, o check-in no hotel e as atividades do dia seguinte

Diferencial

A pessoa abre o link e vê a viagem inteira, sem login

Ida, volta e hospedagem no topo, o recado da organização, o dia a dia com horários e locais, e no fim o que mais a organização combinou: Uber pago pelo evento e reembolso das despesas. Imprime num clique.

Dia a dia com horário e local.
Voo com companhia, localizador e assento; check-in com endereço e telefone do hotel; cada item com o local e a observação que a organização escreveu.
Uber pela organização.
Quem está na lista de Transporte vê o valor por corrida e os vouchers já enviados, com o link para abrir no app da Uber.
Reembolso no mesmo lugar.
O que a organização reembolsa, o limite por dia e o prazo; depois do evento, o andamento do pedido e o link para enviar as notas.
Página do roteiro que o viajante abre pelo link: capa com a cidade de destino, resumo com ida, volta e hospedagem, recado da organização, dia a dia da viagem e o cartão do Uber pela organização
Benefícios

Por que montar o roteiro pela Even3?

Uma fonte só para a viagem, sem documento para refazer e integrada ao que a Logística do evento já tem

Uma fonte só

O palestrante guarda um link, não uma pilha de e-mails. Voo, hotel, motorista e programação no mesmo lugar, sempre na versão atual.

Sem documento para refazer

Mudou a reserva em Voos? O roteiro muda junto. A organização só decide se reenvia o e-mail; não monta nada de novo.

Integrado à Logística

Bloqueio de quarto, Voos, Transporte e Reembolso alimentam o roteiro. Cada tela continua dona do seu cadastro.

Dúvidas

Perguntas frequentes

Tire suas dúvidas sobre os roteiros de viagem do evento

Não. O roteiro só associa o que já existe nas telas de Voos e de Bloqueio de quarto do evento. Ao criar o roteiro, as reservas de voo e o quarto em nome da pessoa entram sozinhos; outras reservas, como a de um acompanhante, podem ser associadas no editor.
Não. O e-mail traz um link próprio do roteiro, que abre sem login e não é indexado por buscadores. Quem tem o link vê a versão atual do roteiro; a organização pode copiar o link e mandar por outro canal.
O link passa a mostrar a mudança na hora, porque o roteiro lê as reservas das outras telas. O e-mail não sai sozinho: o roteiro fica marcado como "alterações não enviadas" e a organização decide quando reenviar a versão atualizada.
Sim, pela pessoa. Quem está na lista de Transporte vê que o Uber é pago pela organização e os vouchers enviados entram no dia a dia. Quem está na lista de Reembolso vê o que é reembolsado, o limite por dia, o prazo e, depois do evento, o andamento do pedido. Nada precisa ser configurado no roteiro.
Para palestrantes, pessoas do time do evento, inscritos e convidados cadastrados por nome e e-mail. É um roteiro por pessoa; quem viaja junto pode ter a mesma reserva associada em roteiros diferentes.
Sim. A página tem o botão Imprimir roteiro, que gera uma versão limpa para papel ou PDF pelo próprio navegador. O e-mail de publicação também traz o resumo da viagem, com os voos e a hospedagem, para quem prefere ler na caixa de entrada.
A lista de roteiros, o editor, a publicação por e-mail e a página da pessoa já podem ser conhecidos. O roteiro depende das telas de Voos e de Bloqueio de quarto do mesmo evento. Entre em contato com o time da Even3 e preparamos um ambiente de demonstração com os dados do seu evento.

Mande o roteiro certo, uma vez só

Voos e hospedagem que já estão no evento, transporte e atividades no dia a dia e um link que fica sempre atualizado, para quem traz palestrantes, equipe e convidados.

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Dúvidas? Fale com a Even3.