GESTÃO DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS NA FUNDAÇÃO CASA DE RUI BARBOSA

Bianca Panisset; ANa pAula cArdoso dOs rEis

Todos os Trabalhos

Trabalho Completo

Resumo

Título do Trabalho

GESTÃO DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS NA FUNDAÇÃO CASA DE RUI BARBOSA

Autores

Bianca Panisset
ANa pAula cArdoso dOs rEis

Modalidade

Comunicação

Área temática

1. Sistemas de gestão de arquivos

Data de Publicação

21/06/2021

País da Publicação

Brasil

Idioma da Publicação

Português

Página do Trabalho

https://www.even3.com.br/anais/simposiointernacionaldearquivos/290099-gestao-de-documentos-eletronicos-na-fundacao-casa-de-rui-barbosa

ISBN

978-65-991726-4-9

Palavras-Chave

Gestão Documental; Gestão de Documentos Eletrônicos;

Resumo

Resumo: A conexão em rede, de pessoas e dispositivos, proporcionada pelo uso do meio digital, vem oportunizando a crescente produção documental em formatos desafiadores. Nesse contexto, as organizações vêm produzindo uma gama de documentos em suporte digital, que inclusive fogem das tradicionais formas documentais. A proliferação dos documentos eletrônicos nas instituições levanta a questão da confiabilidade e autenticidade do documento e seu gerenciamento arquivístico. Neste esteio, a Fundação Casa de Rui Barbosa (FCRB), que possui Programa de Gestão de Documentos em funcionamento desde o final da década de 80, vem realizando, no âmbito do Programa de Incentivo à Produção do Conhecimento Técnico e Científico na Área da Cultura, pesquisas lideradas por arquivista lotado no Arquivo Histórico e Institucional, sobre a produção documental em suporte eletrônico e a importância dos programas de gestão de documentos em definir procedimentos arquivísticos para controlar e incorporar essa documentação no acervo institucional da Fundação. O presente trabalho tem por objetivo analisar o impacto do meio eletrônico na produção documental da FCRB e identificar estratégias de incorporação dessa documentação no Programa de Gestão de Documentos da FCRB. Os objetivos específicos são: Mapear os tipos documentais avulsos produzidos em suporte eletrônico, produtos das atividades da Fundação; Identificar o fluxo desses documentos arquivísticos; Identificar quais documentos mapeados não são encaminhados para arquivamento e o porquê; Propor estratégias de controle da documentação produzida em suporte eletrônico; e Propor rotinas para incorporação dos documentos em suporte eletrônico no Programa de Gestão de Documentos e, consequentemente, no acervo arquivístico institucional da FCRB. A metodologia utilizada consistiu na realização de entrevistas com os servidores da instituição para que fosse atualizado o levantamento documental já existente. A gestão de documentos eletrônicos, o armazenamento e a preservação digital, a verificação da autenticidade, a proteção contra hackers, adulterações, o atendimento quase em tempo real ao usuário, a incorporação de suas percepções nos acervos, são fatos com os quais o Arquivista deve lidar na grande maioria das instituições brasileiras, pois não podemos nos furtar a acompanhar a mudança da sociedade, a lidar com os problemas e as vantagens que nos são impostos. E foi buscando contribuir para a solidez do Programa de Gestão de Documentos, encontrar e propor soluções para o controle, arquivamento e acesso aos documentos eletrônicos provenientes das atividades da FCRB, que esse trabalho encontra seu propósito.O desenvolvimento do presente trabalho foi motivado pela observação direta e do mapeamento da documentação recolhida ao Serviço de Arquivo Histórico e Institucional. Tal percepção nos mostrou que há uma lacuna entre a produção documental em suporte eletrônico, a solicitação de formação de dossiês e quantidade de documentos enviados para arquivamento. Durante o levantamento da produção de documentos digitais na Fundação Casa de Rui Barbosa, pudemos analisar que houve um grande impacto do meio eletrônico na produção documental da FCRB. O Envio de documentos para alimentar os dossiês e até mesmo a solicitação de criação de dossiês teve uma diminuição conforme a produção dos documentos de tornou eletrônica. A maioria dos entrevistados entende que sua produção documental é importante para o registro histórico/funcional da Fundação, e quão importante é tê-los registrados no Arquivo. Os resultados da pesquisa apontaram que há um volume documental consistente no e-mail institucional e foram definidas estratégias de recolhimento desses e-mails, percebeu-se também que há uma lacuna no recolhimento e é preciso realizar o gerenciamento arquivístico dos documentos salvos na rede institucional, que não são formalmente enviados ao arquivo, além disso, foram identificados como documentos arquivísticos os posts em redes sociais institucionais.

Título do Evento: Simpósio Internacional de Arquivos
Título dos Anais do Evento: Arquivo, Documento e Informação em Cenários Híbridos: anais do Simpósio Internacional de Arquivos
Nome da Editora: Even3
Meio de Divulgação: Meio Digital

Como citar

PANISSET, Bianca; REIS, ANa pAula cArdoso dOs. GESTÃO DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS NA FUNDAÇÃO CASA DE RUI BARBOSA.. In: Arquivo, documento e informação em cenários híbridos: anais do Simpósio Internacional de Arquivos. Anais...Sao Paulo(SP) Eventus, 8, 2021. Disponível em: https//www.even3.com.br/anais/simposiointernacionaldearquivos/290099-GESTAO-DE-DOCUMENTOS-ELETRONICOS-NA-FUNDACAO-CASA-DE-RUI-BARBOSA. Acesso em: 29/06/2025