Calculadora de Estrutura de Evento

Como funciona o cálculo

Esta calculadora transforma o número de participantes esperado em quantidades físicas para pedir orçamento: quilos de comida, litros de bebida, unidades de mobiliário e pessoas de equipe. A lógica é sempre a mesma — multiplicar o público por um consumo médio de referência por pessoa — mas os parâmetros mudam conforme o tipo de item.

No coffee break, contamos salgados e doces em unidades, e café, água e suco em litros, a partir do consumo médio por pessoa e do número de coffee breaks por dia. A água recebe um componente adicional proporcional às horas de permanência no evento, porque o consumo de água ao longo do dia é maior do que apenas durante os intervalos. No almoço, usamos um peso médio de refeição completa por pessoa (proteína, carboidrato, acompanhamento, salada e sobremesa). Nas bebidas do coquetel, aplicamos um modelo de consumo decrescente — a primeira hora consome mais por pessoa do que as horas seguintes — e um fator de participação, porque nem todo participante bebe todas as opções disponíveis.

Para o espaço físico, cada layout (auditório, escolar, mesa redonda, coquetel em pé ou formato U) tem uma área média por pessoa diferente, incluindo circulação. Aplicamos ainda um fator de 25% sobre essa área para cobrir palco, credenciamento e áreas de serviço — esse acréscimo não inclui estandes ou áreas de exposição separadas. Se você informar a área disponível do espaço, a calculadora mostra quantas pessoas cabem nela e avisa se a meta de público excede a capacidade.

O credenciamento é dimensionado a partir de quanto tempo, em média, leva para atender uma pessoa em cada posto, e de quanto tempo você tem disponível antes do evento começar. Quanto menos postos, maior a fila esperada na abertura — e filas longas na credencial são, historicamente, uma das reclamações mais comuns de participante.

A quantidade de banheiros segue uma proporção por número de pessoas, segmentada por gênero declarado do público. Isso é apenas uma estimativa de planejamento: a quantidade real de sanitários exigida por evento é definida pelo código de obras do seu município e pelo Corpo de Bombeiros, e essas normas sempre prevalecem sobre este cálculo. O bloco de acessibilidade (assentos e vagas reservadas) segue a referência da NBR 9050.

Todos os parâmetros usados aqui — quantidades por pessoa, m² por layout, proporção de equipe — são médias de mercado, não normas técnicas nem dados internos da Even3. Use o resultado como ponto de partida para negociar com fornecedores, não como orçamento fechado. Se você já sabe que o consumo do seu público foge da média (por exemplo, um público que bebe mais café do que o normal), ajuste os parâmetros avançados antes de gerar o resultado.