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O 18º Congresso Brasileiro de Sistemas adotou como tema central "Sistemas em Conversação", com o propósito de fomentar interações entre os distintos grupos de pesquisa vinculados ao pensamento sistêmico e cibernético no Brasil, fundamentando-se na teoria da conversação desenvolvida por Gordon Pask. Tais interações proporcionaram a troca de ideias e experiências, visando mapear e compreender a produção desses grupos.

A estruturação do evento teve como base um encontro preliminar, inspirado em modelos de conversação paralela, como o protocolo de Sintegração proposto por Stafford Beer. Nesse encontro, foram debatidas e definidas as diversas áreas de interesse e temáticas sugeridas no chamado para o congresso. A partir desse evento inicial, os autores foram encorajados a explorar, em seus artigos ou banners, a inter-relação de duas ou três dessas temáticas.

O processo de elaboração e revisão dos artigos foi subdividido em três etapas. Inicialmente, os autores submeteram resumos expandidos (com extensão entre 800 e 1500 palavras) para avaliação cega por dois revisores. Após a aprovação, os autores foram convidados a preparar versões completas dos artigos para apresentação no congresso. Essas versões preliminares foram disponibilizadas no site do evento, permitindo que todos os participantes tivessem acesso aos textos e pudessem registrar comentários.

Posteriormente, após a apresentação dos trabalhos durante o evento, os autores foram incentivados a revisar seus artigos, considerando as discussões e sugestões levantadas durante e após o congresso, com a possibilidade de realizar alterações e adições de conteúdo.

O congresso foi sediado pela primeira vez na Universidade Federal de Minas Gerais, tendo ocorrido na Escola de Arquitetura da UFMG em um formato híbrido, que combinou encontros presenciais e virtuais. Essa abordagem proporcionou maior flexibilidade aos participantes e permitiu a inclusão de indivíduos que, de outra forma, não poderiam comparecer pessoalmente.